Herramientas en la evaluación de proyectos

Hay diferentes tipos de herramientas de gestión de proyecto que incluyen desde la asignación de tareas, visibilidad de la evolución con diagrama de Gantt, flujos de trabajo, hasta funciones para facilitar la comunicación entre el equipo.

 

A continuación, veremos cuáles son los tipos de herramientas de gestión de proyectos más comunes y  esenciales, para cualquier tipo de empresa:

 

 Herramientas de planificación de tareas 📑

Cuando se trata de gestión de proyectos, asignar las tareas es una actividad fundamental, ya que es la única manera de hacer un seguimiento de lo que realmente se necesita hacer, quién debe hacerlo, cuándo se debe hacer y en qué momento se ha completado dicha tarea o proyecto.

 

Las herramientas de planificación de tareas permiten hacer este seguimiento, pero además, permiten agregar tareas de una manera flexible, lógica y visualmente atractiva. Además, ayudan a completar con precisión la programación diaria, semanal e incluso mensual por adelantado. También son útiles para evitar sorpresas en el trabajo, como una fecha límite, una reunión o una tarea olvidada.

  

 Herramientas para  gestión del tiempo 🕐

En la gestión de proyectos, además de planificar las tareas, se debe hacer un buen uso del tiempo. Es importante, para las empresas, descubrir diferentes maneras de acelerar el flujo de trabajo y aumentar la productividad; sobre todo si se cobra por hora a los clientes.

 Esto se puede lograr con la ayuda de un software de gestión de tiempo, ya que permite monitorear y registrar automáticamente el tiempo que se invierte en cada una de las tareas, así como en los diferentes proyectos de clientes.

 Pero además, si la herramienta cuenta con Inteligencia Artificial, puede identificar rápidamente cuánto tiempo se necesitará para terminar cada tarea, lo que permitirá ajustar deadlines de entrega y tomar previsiones.

 

Herramientas para Informes de progreso 📈

Es difícil para muchas empresas medir el progreso en un proyecto o tarea, sobre todo si tiene que manejar muchas variables y el trabajo es inusual en tipo y alcance. En estos casos, también es difícil tratar de determinar cuánto tiempo se necesita para realizar el trabajo.

 Un software realmente inteligente ofrece en tiempo real una vista actualizada de todo el progreso del proyecto. El famoso Diagrama de Gantt sigue siendo de los formatos visuales favoritos para esto, pero entre más detalle pueda proporcionar será mejor aprovechado su uso.

 Por ejemplo, es muy útil poder ver en este formato, los proyectos, tareas, clientes, y los tiempo del trabajo de los usuarios por separado.

 

 Herramientas de colaboración 💱

Las herramientas que están orientadas a la colaboración permiten compartir y actualizar el trabajo del proyecto de forma rápida y en tiempo real, proporcionando una retroalimentación instantánea, entre los diferentes miembros del equipo. Los planes y los informes se pueden analizar en conjunto, y las tareas se pueden reorganizar y ordenar de manera que todos vean los cambios de inmediato.

 Este intercambio, edición y colaboración, instantáneo, ahorra tiempo para todos y reduce la necesidad de largas cadenas de correo electrónico y llamadas telefónicas.

 

Herramientas de Rentabilidad 📊

La realidad es que no son muchas las herramientas de gestión de proyectos que cuentan con funciones para apoyar en términos del cálculo de las ganancias. En este sentido, encontrar una herramienta que pueda incluir este módulo es realmente valioso.

 Poder llevar el control de los costos reales de cada proyecto, como el tiempo invertido en cada tarea, valor hora de quién la ejecuta, costos adicionales del proyecto, inutilización de recursos, desvíos, etc; permite medir con exactitud cuánta ganancias deja cada proyecto.

Fuente:

Zabala, C. (2020). Herramientas de gestión de proyectos. COR. Global Ltda. All Rigths Reserved